Commissions - Statuts et Fonctionnements

a) rôle des commissions

Les commissions ont un rôle consultatif au sein de la FBIA. Elles s’érigent en « porte-parole » des membres, et constituent une tribune ouverte à quiconque veut s’impliquer, soumettre des idées, débattre de propositions, réfléchir sur le fond, apporter des propositions de solutions sur les différents sujets et sur la politique de la FBIA. Les commissions permettent ainsi à tout un chacun d’apporter sa pierre à l’édifice de manière constructive, et participer ainsi à la vie de la FBIA de l’intérieur

b) missions des commissions

Les missions des commissions peuvent provenir de plusieurs sources et être de plusieurs ordres :

  • D’une part, les commissions peuvent elles-mêmes prendre l’initiative sur certains sujets, et soumettre des propositions au CA. Ces propositions peuvent être de tout ordre : stratégiques, opérationnelles, philosophiques, éthiques ou encore techniques. Elles peuvent aussi résulter de questions, idées, suggestions proposées par les membres, pas nécessairement uniquement de la commission en question. En quelque sorte, le but est de constituer le "baromètre" de ce qui se dit et se pense à la fédé, et pouvoir discuter, débattre, concrétiser les idées des membres (voir également point e – "prise de décision")
  • D’autre part, certaines missions lui sont confiées par le Conseil d’administration, Ces missions seront avant tout d’ordre stratégique, et les conclusions permettront au CA d’avoir un avis nuancé et argumenté sur certains sujets, et l’aideront ainsi à prendre des décisions en tenant compte de l’avis des membres.
  • Enfin, le bureau peut également confier de manière occasionnelle des missions aux commissions, mais ces demandes devront être avalisées par le CA avant d’être traitées par les commissions. Ces missions seront avant tout d’ordre opérationnel, et permettront aux commissions de travailler sur le fond "concret" de leurs sujets, et que le travail effectué à ce moment soit directement mis en application (voir point e – prise de décision).

c) composition des commissions

Les commissions sont composées de membres de la FBIA, sur base volontaire. Les membres des commissions s’engagent en début de saison, suite à l’agora, et, une fois l’engagement pris, il leur est demandé de participer de manière active et assidue aux travaux et aux réunions de leur commission durant toute la saison.

Dans l’idéal, au minimum un membre du CA participera aux travaux de chacune des commissions

Les membres du bureau pourront également êtres invités à participer aux travaux de la commission, sous réserve de certaines conditions particulières (voir point e 7 – organisation pratique).

La direction de la FBIA est susceptible de participer à toutes les réunions des commissions, dans la mesure du possible.

Il est également permis aux commissions d’inviter de manière occasionnelle lors de leurs réunions, des personnes extérieures à la commission afin de débattre sur certains sujets.

d) nombre et intitulé des commissions
Le nombre et l’intitulé des commissions sont établis en début de saison, en commun accord entre le CA, les membres et le bureau, suite à la présentation par le CA du plan stratégique de la saison (traditionnellement lors de l’agora). Ceci afin de garder une vision cohérente entre les différents organes de la FBIA, et établir une politique et une mission commune pour la saison.

e) organisation pratique

1. Suite à l’agora et à la désignation concrète du nombre et des intitulés des commissions, les personnes souhaitant s’impliquer dans une (ou plusieurs) commission(s) seront invitées à présenter leur candidature lors de l’agora, ou par la suite au bureau

2. La première réunion de la commission sera organisée par la direction et le CA, au maximum un mois après la tenue de l’agora

3. Lors de la première réunion, Il sera demandé à chaque commission d’élire un responsable de commission, qui se verra attribuer les fonctions suivantes :

  • il servira d’interlocuteur privilégié de la commission vis à vis du CA, du bureau et des membres.
  • Il sera le ’moteur" de la commission et en assurera le dynamisme
  • il aura en charge l’organisation pratique (dates, lieux, agenda, pvs…) de sa commission, mais pourra déléguer ses tâches à d’autres membres de la commission ou mettre au point un système de « tournante »
  • il participera aux réunions "inter-commissions"

4. Il sera demandé que, au moins un membre du CA soit membre permanent de chaque commission, afin de pouvoir servir de relais, plaider la cause, replacer les sujets dans leur contexte et défendre les positions des commissions auprès des autres membres du CA lors des réunions et prises de décisions du CA.

5. Lors de la première réunion, il sera également établi le plan de travail de la commission, qui contiendra les initiatives propres à la commission, ainsi que les missions que le CA lui aura préalablement confiées. Ce plan de travail sera ensuite définitivement validé par le CA, et constituera la base du travail de la commission pour la saison. Il sera transmis au bureau et aux responsables de toutes les commissions.

6. Les missions de la commission peuvent varier et évoluer en cours de saison, selon les circonstances et les priorités des dossiers.

7. Les points principaux des ordres du jour seront communiqués au plus tard une semaine avant la tenue de la réunion par le responsable de commission (ou son représentant) au bureau, au CA et aux membres de la commission.

8. Si les membres du bureau veulent participer aux débats sur certains sujets présentés à l’ordre du jour, ils peuvent demander à participer à la réunion, sous réserve d’acceptation des membres de la commission. A l’inverse, les commissions peuvent également demander la présence d’un membre du bureau afin de parler d’un point précis.

9. Le PV de la commission sera envoyé à la direction par le responsable de commission (ou son représentant), au plus tard deux semaines après la tenue de la réunion

10. Il est recommandé de tenir entre 4 et 8 réunions par commission par saison.

11. Chaque commission sera invitée à présenter un bilan de ses travaux lors de l’assemblée générale annuelle.

e) prises de décision

Les commissions ne possédant pas de pouvoir décisionnel direct, il est demandé à la direction de servir de filtre pour les prises de décision, de la manière suivante :

  • A la réception du PV, et en accord avec le membre du CA présent dans la commission, la direction jugera ce qui peut être classé comme « opérationnel » et ce qui peut être classé comme « stratégique »
  • Les décisions opérationnelles, pourront être avalisées par la direction sans plus devoir passer par le CA, et mises en application directement.
  • Les propositions qui devront nécessiter une décision stratégique devront obligatoirement être approuvées par le CA avant d’être mises en application. Ces propositions seront présentées au CA par le(s) membre(s) su CA participant aux travaux de la commission en question

Dans tous les cas, la direction transmettra au CA les Pvs des commissions dans leur intégralité, ainsi que les résultats de son « filtrage »

g) communication des commissions
Afin de donner un maximum de visibilité aux commissions et à leurs travaux respectifs :

  • Les intitulés, les membres ainsi que les dates de réunion de chacune des commissions seront publiés sur le site internet de la FBIA
  • Chacune des commissions présentera dans chacun des numéros du manque d’écoute un article de quelques lignes sur ses travaux
  • Avant chacune des réunions des différentes commissions, il sera demandé d’envoyer aux membres les points principaux qui seront discutés et de demander aux personnes qui auraient des suggestions ou idées sur ces points de les envoyer au responsable de la commission.
  • Tous les Pvs approuvés des réunions seront diffusés aux membres du CA, aux membres de la commission en question et aux responsables de chacune des commissions.

h) divers

  • Réunions inter-commissions : afin d’interagir entre les différentes commissions, il sera demandé aux responsables de commissions (ou leurs représentants) d’organiser au moins deux réunions « inter-commissions » durant la saison. La direction sera invitée à participer à ces réunions, de même qu’un membre du CA.
  • Il est demandé aux membres des commissions de garder la confidentialité de ce qui se dit en réunion. Les articles dans le manque d’écoute, la présentation des travaux lors de l’AG, et la transmission des ordres du jour servent de canaux officiels d’information.